La responsabilidad de comunicar y motivar al personal es una tarea, claramente definida, de los encargados de la gestión del cambio. Esta tarea comienza y debe ser llevada a cabo incluso antes de que el proyecto de migración empiece realmente. El liderazgo se alcanza mediante la comunicación, así pues el liderazgo y el estilo de comunicación están inseparablemente conectados, requiriendo un grado particularmente alto de habilidad social. Esto significa que los proyectos que se planeen deben ser transparentes para todos los miembros, de la empresa o de fuera de ella, involucrados en la migración. Se deben identificar tanto las áreas que se van a migrar como las que van a permanecer inalteradas.

Además, diferentes canales de comunicación deben ser utilizados para diseminar la información, como por ejemplo reuniones generales informativas, charlas con los empleados, seminarios o circulares internas, también se puede utilizar la intranet de la empresa (en caso de que se disponga). Se deben establecer en una primera etapa los medios y las maneras de responder a las preguntas y las dudas, así como los miedos y preocupaciones del personal de la empresa, relacionados con el cambio.

Aconsejamos seguir el siguiente plan de comunicación con los empleados:

• Para realizar esta tarea, se aconseja, antes de realizar la migración y cuando dispongamos de la planificación técnica realizada, notificar todos esos cambios al personal. De esta manera, el personal de la empresa sabe, antes de que ocurran los cambios realmente, dónde van producirse. También debemos notificarles cuándo van a realizarse estos cambios.
• Establecer un sistema de comunicación de incidencias que puedan utilizar los empleados, para poder atender las dudas que les surjan. Este es un punto clave y no debe dejarse pasar, ya que si los empleados disponen de esta herramienta, la pérdida de productividad debida al cambio será menor, sobretodo durante las primeras semanas.
• Establezca una reunión general inmediatamente posterior al cambio, para notificar las posibles modificaciones al plan inicial de migración.
• Realice reuniones posteriores de control, para comprobar cómo los distintos usuarios se han adaptado al cambio y solucionar problemas de última hora.

Es recomendable utilizar una herramienta de gestión de proyectos, como por ejemplo dotProject, para facilitar la tarea de gestionar el proyecto de migración y todas sus actividades.